Excel 必学的 50 个高频实用功能(详细操作+案例讲解)

功能

操作说明

示例

1 自动筛选

选中表头 → 数据 → 筛选

快速查看“销售额＞5000”数据行

2 冻结窗格

视图 → 冻结首行/列

滚动时保持标题栏不动

3 合并单元格

选中区域 → 合并后居中

制作表头：“员工信息表”居中对齐

4 快速填充

输入开头 → 拖动右下角小方块

日期序列、编号、公式自动填充

5 查找与替换

Ctrl+F / Ctrl+H

全文替换“李雷”为“韩梅梅”

6 表格格式化

插入 → 表格 → 自动筛选/美化

快速套用表格风格（带颜色）

7 批注 / 批注转换

右键单元格 → 插入批注

说明“考勤异常”的原因

8 多表引用

=Sheet2!A1

提取其他工作表的数据

9 快速删除空行

筛选空白行 → 右键删除

清理导入数据中的“空白行”

单元格分列

数据 → 分列 → 按分隔符

拆分“张三,李四”成两列

功能

操作说明

示例

1 条件格式

开始 → 条件格式 → 色阶

把“业绩”用颜色由低到高标识

2 自定义格式

Ctrl+1 → 数字格式 → 自定义

将“12345”显示成“￥12,345.00”

3 数据验证

数据 → 数据验证 → 下拉列表

生成“部门选择”下拉框：财务/技术/行政

4 输入限制

同上 → 数字在 1~100 之间

限制考试分数范围

5 快速换行

Alt + Enter

把“姓名\n职位”换行显示

6 自动调整列宽

双击列标题边界

适配内容宽度

7 快速插入行列

Ctrl + Shift + “+”

快速插入一整行

8 设置表头重复打印

页面布局 → 打印标题

多页打印都带有“标题行”

函数

用法说明

示例

1 SUM()

=SUM(A1:A10)

求和：总销售额

2 AVERAGE()

=AVERAGE(B2:B10)

平均值：员工打分平均分

3 COUNT()

=COUNT(C2:C100)

统计“数字型”个数

4 COUNTA()

=COUNTA(D2:D100)

统计“非空单元格”数量

5 IF()

=IF(A2>60,“合格”,“不合格”)

判断是否及格

6 IFERROR()

=IFERROR(A1/B1,0)

除数为 0 返回 0

7 VLOOKUP()

=VLOOKUP(“张三”,A2:D20,3,FALSE)

查找“张三”的部门

8 HLOOKUP()

横向查找

查找“月份”对应的销售额

9 INDEX() + MATCH()

=INDEX(B2:B10,MATCH(“张三”,A2:A10,0))

高级查找组合

CONCATENATE() / CONCAT()

拼接字符

=CONCAT(A1,”-”,B1) → “张三-技术部”

11 LEN()

字符串长度

=LEN(A1) → 判断身份证号是否为 18 位

12 LEFT()/RIGHT()/MID()

截取字符

=LEFT(“20250705”,4) → “2025”

13 NOW()/TODAY()

当前时间或日期

记录打卡时间

14 TEXT()

格式化时间

=TEXT(NOW(),“yyyy-mm-dd hh:mm”)

15 ROUND()

四舍五入

=ROUND(3.14159,2) → 3.14

功能

操作说明

示例

1 数据透视表

插入 → 数据透视表 → 拖字段

统计每月各部门销量总和

2 快速分类汇总

数据 → 分类汇总

每部门人数 / 平均工资

3 筛选重复值

数据 → 删除重复项

快速去除“客户表”重复手机号

4 条件筛选

筛选 → 自定义条件

只显示“销售额＞10000 且地区为上海”

5 文本转列

数据 → 分列

拆分“2025-07-05”成 年/月/日

6 填充空白单元格

筛选空白 → 输入 → Ctrl+Enter

补全空白“职位”栏

7 使用排序

数据 → 排序 → 多级排序

先按“部门”后按“工资”排序

8 统计唯一值

=SUM(1/COUNTIF(A2:A10,A2:A10)) + Ctrl+Shift+Enter

统计不同地区数

9 自定义序列填充

文件 → 选项 → 高级 → 编辑自定义序列

填入“春夏秋冬”或“甲乙丙丁”

生成唯一ID

=TEXT(RANDBETWEEN(1000,9999),“0000”) & TEXT(ROW(),“000”)

随机生成工号：1023045

图表类型

操作说明

示例

1 柱状图/折线图

插入 → 图表

“季度销售增长对比图”

2 饼图

插入 → 饼图 → 选中数据系列

部门构成占比图

3 条形图 + 数据标签

添加数据标签 + 设置颜色

横向对比员工 KPI

4 双轴图

插入组合图 → 柱状 + 折线

显示“销售额+利润”变化趋势

功能

操作说明

示例

1 设置分页预览

页面布局 → 分页预览

控制每页打印内容

2 选择区域打印

文件 → 打印 → 仅打印选中区域

打印“本周考勤表”

3 导出 PDF

文件 → 另存为 / 导出为 PDF

“合同明细表”导出发送

功能

操作说明

示例

1 快捷键操作

如 Ctrl+; 插入日期，Ctrl+Shift+L 快速筛选

提高编辑效率

2 宏录制

开发工具 → 录制宏 → 保存 VBA 动作

批量调整字体、复制模板

3 超链接设置

Ctrl+K → 插入网页或文件链接

超链接跳转到某工作表

4 自定义公式名称

公式 → 定义名称 → “工资表”

简化公式引用

5 表格保护

选中 → 右键 → 保护工作表

防止误删公式区域

6 拆分工作簿

利用 VBA → 拆分按“姓名”另存工作簿

自动为每个员工生成表格

7 合并多个表

Power Query → 获取数据 → 合并

多部门销售表合并分析

8 自动批量填充

使用 Flash Fill（快速填充）

输入“张三2025”→ 自动补全“李四2025”

9 函数嵌套组合

IF+AND / IF+OR / VLOOKUP+MATCH

多条件判断：男+技术岗+月薪＞8000

自动图表更新

设置“数据透视图 + 刷新数据源”

每次更新表格自动更新图表

阶段

学习建议

入门阶段

优先掌握：SUM、IF、筛选、排序、图表制作

提升阶段

强化：VLOOKUP、数据透视、条件格式、自定义打印

高阶阶段

掌握 Power Query、宏、VBA、自动拆分汇总

实践建议

每周模拟一个真实业务：考勤表、报销单、库存清单、客户数据分析